Trong hầu hết các trường hợp, việc nhận được yêu cầu phỏng vấn là điều thú vị.
Hồ sơ xin việc có rất nhiều việc nên bạn sẽ cảm thấy rất vui khi nỗ lực của mình được đền đáp. Và việc họ thích CV và sơ yếu lý lịch của bạn là một sự thúc đẩy cái tôi tốt đẹp. Đó là một dấu hiệu trấn an rằng bạn đang đi đúng hướng trong quá trình tìm kiếm việc làm.
Mặc dù vậy, bạn có thể từ chối yêu cầu phỏng vấn vì nhiều lý do. Có thể bạn đã nhận một vị trí ở nơi khác, bạn đã thực hiện một số cuộc phỏng vấn tìm hiểu thông tin và không nghĩ rằng mình phù hợp với văn hóa công ty, hoặc người chủ hiện tại đã thăng chức cho bạn và bạn không còn muốn rời đi nữa.
Dù thế nào đi nữa, việc hủy đơn đăng ký của bạn là điều hoàn toàn bình thường. Bạn sẽ không tỏ ra thiếu chuyên nghiệp hoặc vô ơn nếu tiếp cận tình huống một cách tôn trọng và lịch sự.
Điều đó không làm cho việc nói không bớt khó chịu hơn chút nào. Không dễ để từ chối một cơ hội, đặc biệt khi nó đi kèm với những lời khen ngợi. Hầu hết mọi người đều sợ làm người khác thất vọng và muốn sống theo mong đợi của họ. Sau khi nhận được một email tâng bốc khen ngợi quá trình làm việc của bạn, việc bạn muốn đáp lại bằng cách tham dự cuộc phỏng vấn là điều bình thường.
Nghịch lý của sự lựa chọn chỉ làm mọi việc thêm phức tạp. Bạn muốn đưa ra quyết định tốt nhất có thể, nhưng việc có quá nhiều lựa chọn có thể khiến việc phân tích bị tê liệt. Và việc từ chối cuộc phỏng vấn đầu tiên – cũng như cơ hội việc làm tiềm năng – có thể khiến bạn cảm thấy như đang hạn chế con đường sự nghiệp của mình.
Mặc dù toàn bộ quá trình này có thể khiến bạn cảm thấy khó khăn nhưng những lời khuyên sau đây sẽ giúp bạn học cách từ chối một cuộc phỏng vấn xin việc – và cảm thấy hài lòng về điều đó.
Từ chối phỏng vấn có phải là thiếu chuyên nghiệp?
Không, việc từ chối một cuộc phỏng vấn không phải là thiếu chuyên nghiệp. Trung bình, nhóm nhân sự nhận được khoảng 250 đơn đăng ký cho một quảng cáo việc làm. Mặc dù nó có vẻ là một vấn đề lớn đối với bạn nhưng đó là một phần trong quy trình làm việc hàng ngày của họ.
Sau đó, trong số những người nộp đơn vào khoảng 10 công việc, khoảng 47% nhận được một cuộc phỏng vấn. Nếu bạn đã đạt được thành công đến mức này, họ nghĩ bạn có thể là ứng cử viên phù hợp. Nhưng bạn sẽ không để họ trắng tay khi rút đơn xin việc. Sự trung thực giúp họ tiết kiệm thời gian về lâu dài và một người quản lý tuyển dụng giỏi sẽ đánh giá cao sự minh bạch của bạn.
Từ chối một cuộc phỏng vấn cũng tương tự như từ chối lời mời làm việc nhưng có một lưu ý quan trọng: cả hai bạn đều chưa đầu tư nhiều thời gian cho nhau. Sẽ có ít áp lực hơn để bảo vệ mối quan hệ vì bạn chưa xây dựng được mối quan hệ nào và nếu thực hiện một cách khéo léo, bạn sẽ không đốt cháy bất kỳ cây cầu nào bằng cách rút lại đơn đăng ký của mình.
Bí quyết là giữ cho nó ngắn gọn và hấp dẫn. Bạn không cần phải giải thích quá nhiều về quyết định của mình nhưng bạn nên đưa ra lý do hợp lý nếu bạn cho rằng nó phù hợp. Bạn cũng cần chắc chắn 100% đây là điều bạn muốn. Một khi đã rút lui, bạn sẽ không thể quay lại nếu cho rằng mình đã lựa chọn sai.
Tại sao ai đó từ chối một cuộc phỏng vấn việc làm?
Từ chối một cuộc phỏng vấn việc làm sẽ dễ dàng hơn khi bạn hiểu rõ lý do của mình. Điều này đòi hỏi bạn phải tự nhận thức về nhu cầu của mình và công việc này không phù hợp với phần còn lại của cuộc đời bạn như thế nào.
Việc làm rõ lý do của bạn sẽ dập tắt mọi nỗi sợ hãi kéo dài về việc bỏ lỡ liên quan đến công việc này. Nó sẽ giúp bạn yên tâm vì biết đây là quyết định đúng đắn vào lúc này – ngay cả khi tình hình của bạn sau này có thay đổi.
Dưới đây là một số ví dụ về lý do bạn có thể từ chối một cuộc phỏng vấn.
1. Bạn đã chấp nhận một lời mời làm việc khác
Nếu bạn giống như một người tìm việc bình thường, bạn có thể đã nộp từ 21–80 đơn đăng ký trước khi nhận được lời mời làm việc. Và bạn có thể nhận được phản hồi từ một số nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng. Việc phỏng vấn và nhận việc trước khi một công ty khác đọc hồ sơ của bạn là điều bình thường.
Nếu bạn hào hứng với vai trò mới của mình thì không có lý do gì để thay đổi điều đó. Lý do duy nhất để bạn tiếp tục cuộc phỏng vấn bây giờ là nếu:
- Bạn cảm thấy như mình đang ổn định ở vị trí hiện tại
- Mô tả công việc phù hợp với công việc mơ ước của bạn
2. Công ty đang có quá nhiều cảnh báo nguy hiểm
Bạn có thể đã thực hiện nghiên cứu bổ sung từ bây giờ đến khi bạn nộp đơn xin việc lần đầu. Và trong quá trình chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, bạn có thể tìm thấy một số điều bạn không thích. Có lẽ họ có mức độ gắn kết nhân viên thấp, công ty không đủ đa dạng hoặc đơn giản là bạn không thích quy định về trang phục.
Đây đều là những lý do chính đáng và bạn có quyền đưa ra những quyết định phá vỡ thỏa thuận của mình. Hãy thoải mái từ chối lời đề nghị phỏng vấn cho phù hợp.
3. Đây luôn là công việc có mức độ ưu tiên thấp
Khi bạn điên cuồng tìm kiếm việc làm, không phải đơn ứng tuyển nào cũng phù hợp với mô tả “công việc mơ ước” của bạn. Có hệ thống xếp hạng để xác định những vai trò tốt nhất cho bạn, có thể sử dụng thang điểm từ 1–10 để xem xét các yếu tố như lương, cân bằng giữa công việc và cuộc sống và cộng đồng. Và nếu cơ hội mới này là một bước chuyển tiếp, có thang lương thấp hoặc xếp hạng thấp hơn công việc hiện tại của bạn, bạn có thể không chấp nhận lời mời phỏng vấn.
4. Kế hoạch cuộc đời hoặc mục tiêu nghề nghiệp của bạn đã thay đổi
Những gì có vẻ như là một cơ hội việc làm tuyệt vời trước đây có thể không còn phù hợp với các lĩnh vực khác trong cuộc sống của bạn nữa. Có lẽ bạn đã cởi mở với việc di chuyển đến các thành phố nhưng bây giờ lại muốn ở lại. Có thể bạn thấy ổn khi thỉnh thoảng làm việc vào cuối tuần, nhưng những trách nhiệm khác giờ đây đòi hỏi phải có thời gian đó. Dù đó là gì đi nữa, công việc của bạn phải phù hợp với cuộc sống của bạn – và bạn không cần phải phỏng vấn cho một công việc không như vậy.
5. Bạn không thể (hoặc sẽ không) dành thời gian
Một số quy trình phỏng vấn có yêu cầu khắt khe. Giữa nhiều vòng phỏng vấn và chuẩn bị cho các câu hỏi phỏng vấn tiềm năng, bạn có thể không có thời gian để vượt qua nhiều vòng – ngay cả khi bạn tò mò về vai trò này. Trừ khi bạn muốn thực hành kỹ năng phỏng vấn của mình, bạn không cần phải tỏ ra quan tâm đến quá trình tuyển dụng.
Cách từ chối cuộc phỏng vấn một cách tôn trọng
Thật hấp dẫn khi nói đồng ý với mọi yêu cầu gửi đến hộp thư đến của bạn. Nhưng đôi khi, thời điểm không đúng. Hoàn thiện nghệ thuật từ chối sẽ giúp bạn tránh được việc đốt cầu nối trong khi đưa ra được lựa chọn đúng đắn cho mình. Hãy coi đó là một kỹ năng mềm cơ bản giúp bạn duy trì các mối quan hệ nghề nghiệp và tính chính trực cá nhân.
Đây là cách để đi về nó.
1. Phản hồi nhanh nhưng không quá nhanh
Bạn muốn chứng tỏ rằng bạn đã suy nghĩ rất nhiều về vấn đề này – bởi vì bạn đã làm như vậy. Hãy dành thời gian bạn cần để suy ngẫm về quyết định của mình.
Điều đó có nghĩa là bạn phải đạt được sự cân bằng tinh tế ở đây. Trả lời quá nhanh sẽ khiến họ thắc mắc tại sao bạn lại nộp đơn ngay từ đầu. Nhưng nếu bạn đợi lâu hơn một ngày, bạn sẽ lãng phí thời gian mà lẽ ra họ có thể dành để tiếp cận những ứng viên khác.
Gửi email tiếp theo của bạn trong vòng một ngày kể từ khi nhận được lời mời phỏng vấn để cho thấy bạn coi trọng thời gian của người phỏng vấn, từ đó để lại danh tiếng đã giúp bạn nhận được yêu cầu phỏng vấn không tì vết.
2. Hãy lịch sự và thể hiện lòng biết ơn
Mục tiêu của bạn ở đây là tránh đốt cầu. Một mối quan hệ tích cực có thể dẫn đến một cuộc phỏng vấn trong tương lai phù hợp hơn với mục tiêu của bạn. Ngay cả khi các giá trị của công ty này hoàn toàn không giống với giá trị của bạn, lời đồn vẫn lan truyền nhanh chóng trong một số ngành. Mạng lưới của bạn có thể phát hiện ra liệu bạn có thô lỗ hay trịch thượng hay không.
Hãy tưởng tượng sự từ chối của bạn giống như một email cảm ơn. Hãy tôn trọng và chuyên nghiệp trong khi thể hiện sự đánh giá cao của bạn đối với cơ hội.
3. Chú trọng đến từng chi tiết
Đây là một trường hợp khác để đạt được sự cân bằng phù hợp. Nếu tin nhắn của bạn quá ngắn, nó có thể trở nên thẳng thừng và thô lỗ. Nhưng nếu bạn đưa ra tất cả những lý do cụ thể khiến bạn không muốn công việc đó, bạn có thể xúc phạm họ bằng lý do của mình hoặc đơn giản là làm họ chán nản với những chi tiết. Bạn có thể đưa ra một số lời biện minh nhưng hãy giữ nó mơ hồ. Một câu “Nhu cầu của tôi đã thay đổi” ở cấp độ cao là đủ.
4. Giới thiệu người khác
Nếu bạn biết ai đó phù hợp, hãy gửi thông tin liên hệ để được giới thiệu. Điều này có thể tạo ra một kịch bản đôi bên cùng có lợi khi bạn của bạn có thể tìm được một công việc mới trong khi công ty lấp đầy chỗ trống của họ. Chỉ cần đảm bảo rằng bạn của bạn đồng ý trước khi bạn ghi tên họ vào vòng tròn.
5. Xem xét phương tiện
Trong hầu hết các trường hợp, phản hồi qua email là phương tiện thích hợp nhất để truyền đạt quyết định của bạn. Nhưng mối quan hệ được thiết lập với nhà tuyển dụng hoặc người quản lý tuyển dụng có thể đòi hỏi điều gì đó mang tính cá nhân hơn, chẳng hạn như một cuộc gọi điện thoại nhanh hoặc tin nhắn thoại.
Tương tự như vậy, nếu một đồng nghiệp ở công ty giới thiệu bạn cho vị trí này, hãy điền thông tin quyết định của bạn vào họ và thể hiện lòng biết ơn. Cử chỉ nhỏ được cá nhân hóa này cho thấy bạn coi trọng mối quan hệ đủ để giao tiếp trực tiếp.
Mẫu email để từ chối cuộc phỏng vấn
Dưới đây là một số email mẫu giới thiệu những mẹo này trong thực tế để giúp bạn soạn thảo thông điệp của mình. Hãy nhớ rằng: điều quan trọng là phải chân thành và lịch sự. Hãy để công việc của bạn cộng hưởng với cảm xúc thực sự và ý định nghề nghiệp của bạn.
Mẫu 1: Ngắn gọn và ngọt ngào
Xin chào (tên nhà tuyển dụng),
Cảm ơn bạn đã mời tôi phỏng vấn cho vị trí (chức danh công việc). Đây là một cơ hội tuyệt vời, nhưng sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi đành phải từ chối vào lúc này.
Tôi chân thành đánh giá cao thời gian và sự quan tâm của bạn đối với đơn đăng ký của tôi.
Trân trọng,
(tên của bạn)
(e-mail)
(số điện thoại)
(URL LinkedIn)
Mẫu 2: Đề xuất ứng viên khác
Kính gửi (tên nhà tuyển dụng),
Tôi rất vinh dự được cân nhắc cho vai trò (chức danh công việc). Cảm ơn bạn đã dành thời gian xem xét đơn đăng ký của tôi và liên hệ.
Tôi e rằng bây giờ tôi phải lịch sự từ chối cuộc phỏng vấn này. Kể từ khi nộp đơn vào (tên công ty), tôi đã nhận được và chấp nhận lời đề nghị làm việc tại một công ty khác.
Nhưng nếu bạn cần sự giới thiệu, tôi có một đồng nghiệp sẽ rất phù hợp cho vị trí này. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn quan tâm và tôi sẽ vui vẻ chuyển thông tin của họ.
Một lần nữa xin cảm ơn bạn đã liên hệ và tôi hy vọng chúng ta có cơ hội hợp tác trong tương lai.
Mọi điều tốt đẹp nhất,
(tên của bạn)
(e-mail)
(số điện thoại)
(URL LinkedIn)
Từ chối một cách lịch sự, tiến về phía trước một cách chuyên nghiệp
Từ bây giờ đến khi bạn nộp đơn xin việc lần đầu, nhu cầu của bạn có thể đã thay đổi. Và không sao cả – cuộc sống vẫn diễn ra. Nhưng khi bạn nhận được email yêu cầu phỏng vấn, bạn sẽ phải thông báo rằng bạn không muốn tiếp tục cuộc phỏng vấn đó nữa.
Bạn có thể cảm thấy có nghĩa vụ phải giải thích lý do, nhưng bạn thực sự không cần phải làm vậy. Cho dù bạn cần ở nhà với con cái hay tìm được mức lương cao ở nơi khác, lý do của bạn là công việc của bạn. Bạn chỉ cần lo lắng về việc làm thế nào để từ chối lời mời phỏng vấn xin việc mà không làm tổn hại đến mối quan hệ.
Nó không cần phải phức tạp. Chỉ cần lời nhắn của bạn ngắn gọn và lịch sự thì nhà tuyển dụng sẽ hiểu. Họ sẽ đánh giá cao việc bạn đã dành thời gian trả lời. Và ai biết? Có thể sau này các bạn sẽ có cơ hội hợp tác.
